Инструкция

Как подключить клиента, что показывают дашборды и что делать, когда цифры выглядят странно.

Что это за система

Система собирает из Bitrix24 списанное сотрудниками время и показывает его тремя разными экранами: клиенту, аналитику и руководителю. Раз в час она забирает свежие данные сама, по понедельникам и пятницам пишет аналитику в чат Bitrix и предупреждает его, когда у клиента заканчиваются оплаченные часы.

Откуда что берётся:

План часов и границы периода сопровождения — единственное, что задаётся здесь, а не в Bitrix. Всё остальное система только отражает.

Дашборд клиента

Кому: клиенту и аналитику, который его ведёт.
Ссылка: вида /dashboard/client/<токен> — открывается сразу, без входа.

Отвечает на один вопрос: сколько из оплаченных часов израсходовано и на что.

Три плитки

• План — сколько часов оплачено на этот период. Задаётся вручную при настройке, из Bitrix не приходит.
• Факт — сколько списано. Процент рядом и полоса под цифрой — доля от плана; полоса не уходит за 100%, даже когда факт больше плана.
• Осталось — план минус факт. Ниже нуля не опускается: если факт перевалил за план, под цифрой отдельной строкой появится «превышение: N».

Таблица задач

Задача, стадия (цветом её колонки в канбане), время. Подзадачи идут с отступом и значком └─.

Сумма времени по таблице сходится с «Фактом». Это не совпадение: любая задача, на которую в периоде списали время, попадает в таблицу — даже если её стадия не отмечена в настройках клиента. Иначе часы были бы в «Факте», но их не было бы видно.

Плашка рядом с датами

Самое важное на экране, потому что она говорит, насколько цифрам можно верить.

• «период закрыт ДД.ММ.ГГГГ» — период завершён, цифры заморожены снимком. Они не изменятся больше никогда, что бы дальше ни происходило в Bitrix. Это то состояние, в котором период показывают клиенту как итог.
• «период продолжается» — плановая дата конца уже прошла, но период не закрыли, и часы продолжают капать в него по сегодняшний день. Нормальное состояние, когда сопровождение идёт непрерывно, а новый период ещё не завели.
• «данные живые, могут измениться» — вы смотрите прошлый период, у которого нет снимка. Такой экран рисуется по сегодняшнему состоянию доски в Bitrix: стадии и состав задач с тех пор могли уехать. Как итог периода это показывать не стоит.

Личный дашборд аналитика

Кому: сотруднику — про его собственное время.
Ссылка: вида /dashboard/analytics/<токен>.

Отвечает на вопрос: куда ушло моё время за выбранный отрезок.

Выбор периода. Чипы: Сегодня, Вчера, Тек. неделя, Прош. неделя, Тек. месяц, Прош. месяц, Тек. год. Кнопка с календарём рядом задаёт произвольный диапазон. По умолчанию открывается текущий месяц. Выбранный период держится в адресе — ссылку можно переслать вместе с ним.

Три показателя: Общее время, Проектов, Задач — всё за выбранный период.

Проекты. Карточки, отсортированные по убыванию времени: название, число задач, часы, доля от общего и полоса. Карточка раскрывается в таблицу задач — стадия, время, процент от проекта и процент от всего времени за период. Название задачи ведёт в Bitrix. Кнопки «Раскрыть все» и «Свернуть все» — над списком.

Сводный дашборд руководителя

Кому: руководителю — про время всей команды.
Ссылка: такая же по виду, но заводится с типом «Руководитель».

Выбор периода — тот же, что и на личном дашборде. Показатели другие:

• Общее время — всё списанное всеми за период.
• Аналитиков — сколько человек списывали время в этом периоде. Это не численность команды: тот, кто за период не списал ни минуты, сюда не попадает.
• Среднее / аналитик — общее время, делённое на предыдущее число. Среднее по списывавшим, не по штату.

Переключатель «По сотрудникам» / «По проектам». В разрезе по проектам — та же раскладка, что на личном дашборде, но по всей команде.

Как читать цифры

Как часто обновляется. Раз в час система сама забирает данные из Bitrix. Кроме того, при открытии дашборда она проверяет, не старше ли данные часа, и если старше — запускает догрузку в фоне. Страница при этом показывает то, что уже есть; свежие цифры появятся, если обновить её через минуту-другую.

Почему цифра за прошлую неделю выросла. В Bitrix дата списания — это дата, когда делали работу, и ставят её задним числом. Система это учитывает: каждый прогон заново пересматривает последние два месяца, поэтому внесённое задним числом подтягивается само. Время, внесённое задним числом больше чем на два месяца назад, не подтянется.

Почему закрытый период не меняется. При закрытии с периода снимается снимок — замороженная копия задач, стадий и часов на тот момент. Дальше этот период читается только из снимка. Именно поэтому его можно показывать клиенту как итог: он не «поедет» задним числом.

Как читаются часы. Формат «3ч 20мин». Меньше часа — просто «40мин». Ноль показывается как «0мин», а не прочерком.

Вход и навигация

Админка живёт по адресу /admin/ и делится на две рабочие вкладки:

• Клиенты — всё, что связано с клиентским дашбордом: проекты, периоды, планы часов, аналитики, сообщения.
• Аналитика — ссылки на личные дашборды сотрудников и на сводный дашборд руководителя.

Подключить клиента

1. Клиенты → + Новый клиент.
2. Проект Bitrix. Выпадающий список рабочих групп. Если нужной нет — нажмите «обновить»: система перечитает список из Bitrix. Имя клиента подставится из названия группы, отдельно вводить его не нужно.
3. Период с / по и План часов — это первый период сопровождения. Дальше периоды добавляются в карточке клиента.
4. Стадии канбана. Отметьте колонки доски, которые видит клиент. Обычно снимают «Беклог» и «Отложено» — то, что ещё не в работе.
5. Сохранить. Внизу формы появится клиентская ссылка — её и отдают клиенту.

Галочка стадии работает мягче, чем кажется: снятая стадия прячет задачу, только пока на неё не списано время в периоде. Как только время появилось, задача покажется, даже если стадия не отмечена. Иначе её часы попали бы в «Факт», а самой задачи в таблице не было бы, и сумма не сходилась бы.

Первая загрузка данных запускается сама сразу после сохранения. Несколько секунд дашборд может быть пустым — он обновится сам, страницу перезагружать не нужно.

Сообщения аналитику

Что уходит автоматически

Что знать до того, как назначите аналитика

• Назначенный аналитик = включённая рассылка. Отдельного выключателя автоматики у клиента нет. Обе еженедельные рассылки идут по всем клиентам, у кого аналитик задан. Единственный способ вывести клиента из рассылки — убрать аналитика, но тогда пропадёт и ручная отправка.
• Пустые пороги = уведомления выключены. Заполненный порог срабатывает один раз за период; новый период взводит его заново. Порогов два — например, «осталось 10 ч» и «осталось 3 ч».
• «Стадии для Плана недели» — отдельный набор, не тот же, что стадии дашборда. В план обычно берут то, что реально в работе на неделе.
• Если сообщение не удалось отправить, система запишет ошибку в журнал и попробует снова при следующей загрузке данных.

Отправить вручную

В списке клиентов — кнопка «сообщение». Выберите «План недели» или «Итоги недели»: система обновит данные и покажет готовый черновик. Текст можно править прямо в окне, ссылка на дашборд уже вставлена. «Отправить» — уйдёт тому же аналитику.

Периоды сопровождения

Периоды живут в карточке клиента — «редактировать», блок внизу страницы.

Добавить период — три поля: с, по, план часов. Периоды не должны пересекаться с уже снятыми; если пересечение есть, система откажет и назовёт мешающий период.

Границы подтягиваются сами. Конец периода автоматически подрезается до дня перед началом следующего. Поэтому дату конца можно ставить примерно у всех периодов, кроме последнего, — она поправится, когда заведёте следующий. У снятого периода границы заморожены и не подрезаются: сдвинуть их значило бы подписать одним диапазоном цифры за другой.

Открытый период. Последний период клиента, с которого ещё не сняли снимок, считает часы по сегодняшний день — даже если его плановая дата конца прошла. На дашборде это видно как «период продолжается». Так сделано специально: пока сопровождение идёт, часы не должны проваливаться мимо учёта.

«Закрыть период» — концом периода становится сегодняшняя дата, снимается снимок, цифры замирают. В сообщении об успехе система назовёт дату, с которой начинать следующий период.

Снимок снимается и сам. Как только период перестал быть последним и его дата конца в прошлом, ближайшая загрузка данных заморозит его без вашего участия.

«Переснять» — пересобрать снимок завершённого периода. Нужно, если данные доехали в Bitrix уже после закрытия. Доступно только для завершённых периодов, не для текущего.

Удалить можно любой период, кроме последнего оставшегося: без периодов клиентский дашборд не открывается.

Ссылки для аналитиков и руководителя

Вкладка Аналитика → + Новый дашборд.

• Аналитик — личная ссылка одного сотрудника. Выберите его в списке; нет в списке — «Обновить из Bitrix».
• Руководитель — сводка по всем сотрудникам. Пользователя выбирать не нужно.

Название подставится само, переименовать можно карандашом прямо в списке.

Ссылки и доступ

Все три дашборда открываются по ссылке, без пароля. Защита — только в том, что токен в адресе длинный и его не угадать. Из этого следует:

• Клиентскую ссылку можно спокойно отдавать клиенту: он увидит свой проект и ничего больше.
• Кто получил ссылку — тот и видит; передать её дальше можно без вашего ведома.
• У ссылки аналитика и руководителя есть выключатель — «отключить» в списке дашбордов. После этого адрес отдаёт «не найдено».
• У клиентской ссылки выключателя нет. Она живёт, пока в системе есть клиент. Если ссылку нужно погасить — клиента придётся удалить.
• Адрес админки наружу отдавать нельзя ни при каких условиях: пароля у неё нет.

Обновление данных и резервные копии

Кнопка «обновить» в списке клиентов после выполнения покажет, сколько строк загружено, — по этому числу видно, дошли ли данные.

Что делать, если

Словарь